Er komt in 2010 een werkkostenregeling. Daarin is een belastingvrije vergoeding voor werkkosten opgenomen van 1,4% van de fiscale loonsom. Boven dit werkkostenforfait gelden nog enkele regelingen voor reiskosten en cursussen. Boven dat algemene forfaitaire bedrag vindt een eindheffing plaats ten laste van de werkgever. Door de regeling is het niet meer nodig om de waarde van vergoedingen toe te rekenen aan individuele werknemers. Het forfait vervangt 29 belastingregels voor vergoedingen, waaronder die voor werkkleding. Wat is de regeling zoals die tot nu toe geldt voor werkkleding? Zijn er überhaupt wel wijzigingen voor de verstrekking van, vooral casual en luxe bedrijfskleding?

Bedrijfskleding onbelast
Vergoedingen voor verstrekkingen van werkkleding en voor het wassen van werkkleding zijn onbelast. Hieraan verandert eigenlijk niets, omdat werkkleding meestal nodig is om te kunnen werken. De onduidelijkheid zat en zit in de luxe bedrijfskleding. Daaraan zat in de regeling tot 2010 een voorwaarde verbonden die aangeeft dat werkkleding herkenbaar moet toebehoren aan een bedrijf.

Werkkleding is volgens de Belastingdienst (regels tot 2010):
• kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls
• kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een oppervlakte van ten minste 70 cm2 in totaal. Voor het bepalen van de oppervlakte gaat u uit van een denkbeeldig vierkant of rechthoek om de uiterste punten van het logo.
Ook door u ter beschikking gestelde kleding die niet aan deze voorwaarden voldoet, is onbelast zolang deze kleding aantoonbaar op de werkplek blijft.

Werkschoenen, zoals veiligheidsschoenen, kunt u onbelast aan de werknemer verstrekken of vergoeden. Een vergoeding of verstrekking voor het reinigen van kleding is alleen onbelast als er sprake is van werkkleding.

Kleding ten behoeve van dienstbetrekking

Er is sprake van een uniform als een (bepaalde) categorie werknemers gelijke kleding draagt die ook buiten de werkomgeving door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep. De kleding van bijvoorbeeld postbestellers en stewardessen wordt als uniform beschouwd, maar dat geldt niet voor de zwarte broek met blauwe blazer van chauffeurs. Of er sprake is van een uniform en uit welke onderdelen een uniform bestaat, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het geval. Deze aspecten kunnen (of konden – tot 2010 - )met de Belastingdienst worden afgestemd. Als een kledingstuk onderdeel is van een uniform dat voor de uitoefening van de dienstbetrekking wordt gebruikt, dan is dat kledingstuk werkkleding. In dat geval is het niet relevant of een onderdeel van een uniform afzonderlijk niet als zodanig herkenbaar is of buiten de dienstbetrekking gedragen zou kunnen worden. Oftewel, alle verstrekte kledingstukken vallen onder deze regeling.

De verstrekking van kleding kan samenhangen met verplichtingen die u hebt op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, zoals beschermende werkkleding. In zo’n geval kunt u de kleding vrij verstrekken als u voldoet aan de volgende voorwaarden:
• U hebt als werkgever een arboplan waaruit in redelijkheid de noodzaak van het gebruik van beschermende bedrijfskleding wordt uiteengezet.
• De kleding wordt overwegend tijdens werktijd gedragen.
• De werknemer is geen eigen bijdrage verschuldigd.
• Er is geen sprake van een aanmerkelijke privébesparing voor de werknemer.

U kunt bedrijfskleding huren of kopen. De financiering en het feitelijk eigendom heeft geen invloed op de belasting.

Hieronder ziet u een schema voor de keuze of kleding onbelast kan worden verstrekt of niet. Daaronder leest u hoe de situatie is vanaf 2010 rondom bedrijfskleding en de fiscus. 

Bedrijfskleding en belasting na 2010
Luxe bedrijfskleding moet dus aan een aantal voorwaarden voldoen voordat ze onbelast verstrekt mogen worden. Wij kennen uit de praktijk een aantal gevallen waarin de inspecteur deze regels ook inderdaad tot op de centimeter toepast. In het nieuwe werkkostenforfait lijkt hierin nu wat ruimte te komen. De inspecteur hoeft geen oordeel meer te vellen over letteromvang en kledingdesign. Wij vinden dat een goede ontwikkeling. Bedrijfskleding wordt er namelijk niet altijd mooier op als je rekening moet houden met een logo van 70 cm2 per kledingstuk. Een gedistingeerd ingeborduurd logo kan opvallend en toch bescheiden zichtbaar zijn. Elk bedrijf wil graag via bedrijfskleding herkenbaar zijn. Dat de kleding dan ook buiten de bedrijfspoorten gedragen wordt, kan een bijkomende consequentie zijn. Als bedrijf heb je het dan goed voor elkaar. Medewerkers vinden de bedrijfskleding dan blijkbaar comfortabel. En misschien nog belangrijker: ze dragen met trots de naam van hun bedrijf op de werkkleding. Of echter de oude norm van 70 cm2 bedrijfslogo helemaal komt te vervallen is nog maar de vraag. Als er eenmaal boven het algemene forfaitaire bedrag vergoed is, dan vindt er een eindheffing plaats. Ter voorkoming daarvan zal waarschijnlijk duidelijk aangetoond moeten blijven worden dat de verstrekte kleding overduidelijk werkkleding is. En dat moet voor de Belastingdienst duidelijk zichtbaar zijn.