Bedrijfskleding wassen:  vergoeding of uitbesteden?

Geplaatst op 23-02-2021

Ook voor bedrijfskleding geldt: regelmatig wassen houdt de boel netjes en verzorgd. Een professionele wasbeurt zorgt voor het behoud van belangrijke eigenschappen van de kleding. Maar voor bedrijfskleding aan een eerste wasbeurt toe is, moeten andere belangrijke keuzes worden gemaakt. Keuzes die vaak over het hoofd worden gezien, en daardoor tot hoge kosten leiden.

Bedrijfskleding is ‘hot’. Waren het voorheen vooral overalls en stofjassen, tegenwoordig steekt zo’n beetje elk bedrijf zijn medewerkers in een hippe, herkenbare outfit. Dat kan een T-shirt of polo zijn, maar ook een compleet kostuum, overall of veiligheidskleding.

Ook bij medewerkers wint bedrijfskleding aan populariteit. Het dragen ervan geeft een gevoel van trots en erkenning. In bepaalde branches, zoals de detailhandel, lijkt werkkleding zelfs steeds meer op ‘gewone’ kleding.

Werkkleding als salaris: ja of nee?

Dat klinkt als één groot voordeel, maar precies dáár zit voor jou als werkgever een verborgen risico. Want de fiscus ziet werkkleding als een vorm van salaris. En dus als iets waarop belasting wordt geheven. Tenzij…

  • De kleding van zichzelf ongeschikt is om privé te gebruiken, zoals uniformen en laboratoriumjassen, óf;
  • De kleding na werktijd op de werkplek achterblijft, bijvoorbeeld in een kast of locker, óf;
  • De kleding is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare logo’s.

Let op: het gaat hier dus niet om een subtiele afbeelding, maar om een logo of applicatie met minimale afmetingen. In het handboek Loonheffing schrijft de fiscus:

“Op de kleding zitten 1 of meer duidelijk zichtbare beeldkenmerken die horen bij de werkgever (bijvoorbeeld een bedrijfslogo). Deze hebben samen een oppervlakte van ten minste 70 cm² per kledingstuk. De oppervlakte berekent u met een denkbeeldige rechthoek om de uiterste punten van het logo.”

De fiscus overtuigen

Onder de genoemde voorwaarden geldt een zogenoemde nihilwaardering voor het ter beschikking stellen van werkkleding. De waarde van de kleding wordt dan niet als salaris gezien, en dus ook niet belast door de fiscus.

Maar let op: voldoet jouw bedrijfskleding niet aan deze voorwaarden, dan loop je als ondernemer een behoorlijk risico. Met als gevolg: een fikse financiële tegenvaller in de vorm van een naheffing.

Het risico is het grootst bij kleding die na werktijd mee naar huis gaat. In dat geval is het immers lastig aantonen dat deze kleding niet privé gedragen wordt.

Expert op het gebied van werkkleding

Gedoe over werkkleding, daar zit natuurlijk niemand op te wachten. Geen zin om zelf aan te modderen met de richtlijnen? Laat het dan over aan een partij die dagelijks met dat bijltje hakt: Lavans.  

Als professionele leverancier van bedrijfskleding kennen we bij Lavans de actuele en relevante wet- en regelgeving tot in detail. Bovendien hebben we een kort lijntje met de fiscus. Bij twijfel schromen we niet om concrete casus aan hen voor te leggen, en zo op voorhand elke vorm van twijfel uit te sluiten. Iets om over na te denken als je bedrijfskleding gaat aanschaffen.

Werkkleding wassen: vergoeding of niet?

Het aanschaffen van werkkleding is één. Maar werkkleding moet uiteraard ook gewassen worden. Het wassen van de eigen werkkleding wordt vaak aan de medewerker zelf overgelaten. In ruil daarvoor ontvangt de medewerker een wasvergoeding.

Goed om te weten: de fiscus behandelt de kosten van bedrijfskleding wassen op dezelfde wijze als de aanschafkosten van de kleding. Een wasvergoeding wordt dus door de fiscus als salaris beschouwd. En ook dat bedrag kan behoorlijk oplopen.

De wasvergoedingen van alle medewerkers bij elkaar opgeteld kunnen jou als werkgever een behoorlijke smak geld kosten. Zo veel dat je je afvraagt of je het wassen niet beter helemaal kunt uitbesteden.

Wat kost een thuiswasje?

Op de website van het NIBUD kun je een normbedrag vinden voor wassen en drogen van (werk)kleding. Dit bedrag ligt rond de €2,50 per volle machine en mag onbelast als vergoeding worden uitgekeerd.

In de praktijk keren bedrijven vaak een veel hoger bedrag uit. Want waar ga je vanuit? Zijn twee polo’s per week goed voor 1 wasbeurt? Of weeg je mee dat er ook privékleding in de machine gaat? De meeste werkgevers doen niet moeilijk. Maar de vraag is: begrijpt de fiscus dat ook?

Vervangingskosten

Een ander nadeel van thuiswasjes is het effect van al die verschillende wasprocessen op het uiterlijk van de kleding. Kleurverschillen ontstaan al snel en doen de representatieve uitstraling van jouw bedrijfskleding geen goed. Terwijl dát juist vaak de belangrijkste reden is om voor bedrijfskleding te kiezen. Gevolg: het voortijdig vervangen van kleding, met bijbehorende kosten.

Wat misschien ook voortijdig vervangen moet worden, is de wasmachine van jouw medewerker. Afhankelijk van de branche waarin je werkt, krijgt deze wellicht hele specifieke vervuiling voorgeschoteld, zoals slijpsel of olie. Niet bepaald bevorderlijk voor de levensduur van huishoudelijke apparaten. Ook daar ben je vanaf als je de werkwas uitbesteedt aan een professionele wasserij, waar het hele wasproces continu gemonitord wordt.

Lang leve de Werkkostenregeling (WKR)

Even terug naar het fiscale aspect van bedrijfskleding. De fiscus doet gelukkig meer dan controleren en naheffingen opleggen. Er wordt echt wel met ondernemers meegedacht, zo blijkt onder andere uit de Werkkostenregeling (WKR).

Via de WKR kun je een deel van het totale fiscale loon (de vrije ruimte) onbelast besteden aan zaken die jij belangrijk vindt voor jouw medewerkers. Bijvoorbeeld aan een personeelsfeest, een kerstpakket, of toch bedrijfskleding die níet aan alle eisen van de fiscus voldoet. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonbelasting.

Dus: dragen jouw medewerkers een poloshirt met logo, maar vind je dat daar ook voor iedereen een hippe spijkerbroek bij hoort? Verstrek deze dan op basis van de vrije ruimte via de WKR. Staan jouw medewerkers ’s avonds in de kroeg met die spijkerbroek aan? Geen probleem, zolang je met alle ‘extraatjes’ in totaal maar binnen het vrijgestelde bedrag blijft.

Werkkostenregeling (WKR)

De WKR biedt werkgevers de mogelijkheid hun werknemers onbelaste vergoedingen te geven. In verband met corona is de regeling tijdelijk aangepast in het voordeel van de werkgever. De vrije ruimte hiervoor bedraagt in 2021 3% van de eerste €400.000 van de loonsom, oftewel €6.800 per bedrijf. Voor het deel van de totale loonsom boven de €400.000 blijft het percentage van 1,18% gelden.

Let op: Vergoedingen boven het vrijgestelde bedrag zijn belast met 80%!

Maximaal benutten met hulp van een professional

Wetgeving, vrijstelling, vrije ruimte… Als ondernemer heb je er bijna een dagtaak aan om bij te houden die voor jou relevant is. Zowel de regeling zelf als de eisen waar je aan moet voldoen, wijzigen regelmatig. Hoe weet je zeker dat je geen risico loopt?

Wat ons betreft: door een professional in te schakelen. Want laten we eerlijk zijn: de kracht van jouw bedrijf ligt niet in het verstrekken en onderhouden van bedrijfskleding. Hoe belangrijk het misschien ook is, dat is toch een bijzaak.

Onze kracht ligt daar juist wél. Sterker nog: bij Lavans ontzorgen we bedrijven compleet op dit punt. Dat wil zeggen:

  • Wij kennen onze klanten
  • Wij kennen de markt
  • Wij kennen de actuele wet- en regelgeving

Door bedrijfskleding in zijn geheel aan ons over te laten, ben je niet alleen verlost van een heleboel werk, maar loop je ook geen risico meer op onaangename fiscale verrassingen. Werkkleding die door Lavans wordt geleverd en onderhouden, is voor de belastingdienst namelijk per definitie bedrijfskleding.

Onze accountmanagers kennen alle ins en outs van bedrijfskleding. Zij vertalen je wensen en eisen op het gebied van bedrijfskleding naar een passend aanbod, en toetsen dit aan alle geldende eisen. Dus ook aan de fiscale actualiteit. Als klant heb je hier totaal geen omkijken naar. En dat blijft zo.

“Onze dienstverlening is gegarandeerd fiscusproof!”

Waarom het wassen van werkkleding uitbesteden?

Redenen om je werkkleding door een professioneel bedrijf te laten verzorgen, zijn zowel financieel als praktisch:

  • Uitbesteden is over het algemeen voordeliger;
  • Je hebt altijd voldoende schone en representatieve bedrijfskleding voorhanden;
  • De werkkleding wordt professioneel gereinigd met een hoogwaardig resultaat;
  • Alle kleding is gemerkt en dus eenvoudig te herleiden naar de persoon voor wie deze kleding bedoeld is;
  • Werkkleding wordt na elke wasbeurt gecontroleerd en waar nodig gerepareerd;
  • Medewerkers zijn geen tijd en energie kwijt aan het zelf wassen van hun bedrijfskleding.
  • Geen gedoe met de fiscus!

Besluit je het wassen van bedrijfskleding uit te besteden aan een moderne wasserij als Lavans, dan ben je in één klap van een heleboel lastige ‘randzaken’ verlost. De kleding wordt met vaste intervallen opgehaald en teruggebracht zodat je er geen enkel omkijken naar hebt. Jullie kunnen je dus volledig focussen op het werk dat gedaan moet worden.  

De was uitbesteden: zo werkt het

  • Om te beginnen gaan we op zoek naar bedrijfskleding die aan jullie wensen en eisen voldoet. Dat houdt in: werkkleding van geschikte materialen, in de gewenste maten, passend binnen de in jullie branche geldende veiligheidsvoorschriften en voorzien van huisstijlelementen (kleur, logo). Deze kleding wordt door ons aangeschaft en vervolgens (in tegenstelling tot wat veel andere wasserijen doen) verhuurd tegen lineaire afschrijving tot restwaarde €0. Volledig transparant dus.
  • Op basis van branche specifieke normen en kwaliteitseisen bepalen we met welke frequentie de kleding gereinigd zal worden. Op de afgesproken dag komt onze servicemedewerker langs om alle vuile werkkleding om te wisselen voor schone kleding. De vuile was gaat mee naar de wasserij om daar te worden gereinigd en gecontroleerd. Indien nodig worden – in eigen huis – reparaties uitgevoerd.
  • Via een portal heb je als klant volledig zicht op de kleding die in omloop is. Zo weet je als bedrijf zeker dat je betaalt voor wat je geleverd krijgt, niet meer en niet minder.
  • Alle kleding wordt gewassen in een duurzame wasserij waar we werken met moderne, efficiënte wastechnieken en gebruikmaken van duurzame bronnen.
  • Gemak staat voorop bij Lavans. Wij stellen alles in het werk om te zorgen dat jij als klant volledig ontzorgd wordt op het gebied van bedrijfskleding. Er is altijd voldoende schone en representatieve kleding beschikbaar.
  • Tot slot hechten wij veel waarde aan heldere afspraken zonder kleine lettertjes of knellende voorwaarden. Wij geloven in de kwaliteit van onze dienstverlening en zijn ervan overtuigd dat we op basis daarvan een lange samenwerking tegemoet gaan.

Vergoeding voor werkkleding wassen? Uitbesteden is beter!

Samengevat durven we wel te stellen dat het uitbesteden van de was vele voordelen heeft ten opzichte van het uitkeren van een wasvergoeding voor werkkleding. Niet alleen omdat het goedkoper is, maar ook omdat jouw medewerkers er dan altijd netjes bij lopen. En omdat ze al hun energie kunnen steken in het werk waar zíj in uitblinken.

Laat ons de was maar doen!

Vragen over de mogelijkheden binnen de WKR? Stel ze gerust. Ook voor niet-klanten stellen wij onze kennis graag beschikbaar.

Weten wat jij kunt besparen op de post wasvergoeding?

Offerte aanvragen